כל ארגון וכל בית עסק מכירים בחשיבותו של המידע המצטבר לצורך יצירת סביבת עבודה מועילה, מבוקרת ושמאפשרת לדרגים הניהוליים הזוטרים והבכירים לקבל החלטות הנובעות משקלול הנתונים.
איסוף וניתוח נתונים, משמעו צעדים מחושבים יותר והחלטות מושכלות הרבה יותר. את איסוף המידע ניתן לערוך באמצעות מערכות טכנולוגיות המשתלבות יחד עם הטמעתם של נהלי עבודה מסודרים וברורים לכל העובדים ובכל הדרגים.
להלן נדגיש מספר היבטים טכנולוגיים המשתלבים נאמנה עם הטמעתן של תקנות ברורות ונהלים בקרב עובדי הארגון, וזאת למען ייעול תהליכים וניתוח נתונים.
מסופונים
מסופון הינו מכשיר קטן המאפשר לערוך מספר פעולות שונות לרבות ספירת מלאי וניהולו, ביצוע מעקב וניתור אחר מוצרים שונים בקרב הארגון ועד למתן נתונים המאפשרים לזהות מוצרים.
באמצעות סריקה על-ידי המסופון, הנתונים מועברים ונקלטים בתוכנה של בית העסק או הארגון האמונה על ניהול המלאי.
שימוש במסופון על-ידי המחלקות השונות של בית העסק, יכול לסייע רבות בניהול מלאי באופן שאיננו רק מסתמך על מעקבים אנושיים, כי אם על קליטת נתונים בתוכנה ברורה המקבלת אליה נתונים באופן חי וישיר.
אלמנט זה מקנה לבעלי תפקידים גם מידע חשוב ומהיר, לרבות סוכני מכירות אשר יודעים בדיוק אילו מוצרים קיימים במלאי, ספקים אשר יכולים להבין אילו חוסרים יש ומתי יש להשלימם ועוד.
טכנולוגיות לומדה מבוססות בינה מלאכותית
בעידן ה-AI, יותר ויותר ארגונים מטמיעים מערכות מידע מבוססות בינה מלאכותית המותאמות לצורכיהם העסקיים והפנים-ארגוניים בין אם באמצעות תוכנות ובין אם באמצעי מעקב רובוטיים דוגמת מצלמות רובוטיות PTZ המאפשרות לייעל את אמצעי המעקב סביב הנעשה בארגון.
דוגמה מופתית לכך היא קובץ אקסל גדול ממדים המונה בתוכו מספר רב של נתונים. הטמעתה של מערכת מידע המבוססת על AI, יכולה לסייע ביצירת מערכת ובה העובדים רושמים שאילתה מסוימת, ויכולים לקבל נתונים, שלצידם אף מסקנות הניתנות ישירות מתוך יכולתה של הבינה המלאכותית להפיק היקשים שונים.
בעבור שיטות מתקדמות אלו, ישנן חברות המספקות את שירותיהן בעולמות הבינה המלאכותית, ויש לציין כי אנו נמצאים רק בראשיתו של תחום זה, וכלים מתקדמים אף יותר, עתידים לצוץ בהמשך הדרך ולייעל באופן דרמטי את מלאכת ניתוח הנתונים ממספר שעות וימים עד למספר דקות ואף מספר שניות בודדות.
מערכות מידע וניהול קשרי לקוחות פנים-ארגוניות
ארגונים רבים אינם מתבססים על מערכות CRM או מערכות מידע המאפשרות למחלקות השונות לתקשר ביניהן באופן שוטף.
מערכת CRM היא דוגמה נהדרת לכלי המקנה לארגון את היכולת לנתח את התקשורת עם הלקוחות הקיימים, ולהפיק מהלכים המשמרים את הלקוחות ואף מרחיבים איתם את הפעילות.
מערכות מידע מקנות למחלקות שונות את היכולת להעביר נתונים, זאת ללא כל צורך בתקשורת אנושית.
אלמנטים רבים ומשתנים אלו יכולים לעבוד כתצרף המייצר תמונת מצב מלאה עבור בית העסק, ויחד להצעיד אותו אל עבר היעדים הנדרשים באופן מושכל, נכון וברור הרבה יותר.