טיפים לניהול מחסן

טיפים לניהול מחסן

ברוב העסקים אשר מוכרים מוצרים פיזיים, המחסן הוא לב ליבו של העסק. זהו המקום ממנו יוצאים כל המוצרים המשווקים ללקוחות, בין אם מדובר בלקוחות קצה שרוכשים מוצר סופי או בעסקים אחרים שרוכשים חומרי גלם לייצור ועיבוד. לפיכך קיימת חשיבות רבה לניהול נכון של מחסן, שכן הדבר משפיע באופן ישיר על הניהול הנכון של העסק כולו.

להלן מספר טיפים שיסייעו לכם להשליט סדר וארגון במחסן, לייעל את עבודתו ולוודא שהוא יתפקד באופן אופטימלי.

מי האחרון בתור?

נכנס ראשון יוצא ראשון (First In First Out, או בקיצור FIFO) היא שיטה מקובלת לסידור מחסן המתאימה בעיקר לעסקים בהם טיב הדברים המאוחסנים תלוי בטריות ובאיכות, כגון מסעדות המחזיקות במלאי שעיקרו חומרי גלם בעלי חיי מדף קצרים. העיקרון בשיטה הזו הינו סידור המחסן בצורה שבה המוצרים שנכנסו קודם אל המחסן הם גם אלה שיצאו ממנו קודם, כלומר בכל פעם שמקבלים סחורה חדשה יש להוציא תחילה את הישנה, להכניס תחילה את הסחורה החדשה ולאחריה להחזיר שוב את הישנה. כך ניתן לוודא שבכל פעם שאחד המוצרים יוצא מן המחסן יהיה זה מוצר "ישן" יותר, כך שלא יווצר מצב בו מוצרים "נתקעים" בסוף התור ומתקלקלים או מתבלים.

נכנס ראשון יוצא אחרון (First In Last Out, או בקיצור LIFO) היא השיטה ההפוכה ל-FIFO, ומתאימה לעסקים שבהם אין תלות בטריות או באיכות המוצרים משום שכולם זהים ואין עדיפות לישן על פני חדש. בשיטה זו מניחים שהמוצרים שייכנסו אחרונים למחסן הם אלה שייצאו ממנו ראשונים.

שמירה על סדר, ארגון ובטיחות

על מנת שבמחסן ישררו סדר וארגון יש לחלק אותו לאיזורים מוגדרים ולהקפיד שלא לחרוג מהם, לא להניח מוצרים במקומות אחרים פשוט משום שהם קרובים יותר לדלת וכדומה. לשם כך ניתן להשתמש במדפים ובפתרונות אחסון אחרים המתאימים למוצרים, כגון מגירות בגדלים שונים שיתאימו למוצרים שונים, שימוש בפתרונות אחסון שיחסכו מקום בחלל וכדומה.

בנוסף, כדאי להגדיר את המקומות השונים שהוגדרו לכל מוצר באמצעות שילוט – ממש כפי שבסופרמרקט תלויים שלטים גדולים מעל המעברים על מנת להקל על ההתמצאות, כך השילוט יעזור לכם להתמצא ברחבי המחסן ולמצוא במהירות את המוצר שאתם מחפשים.

בהקשר זה ראוי לציין גם את חשיבות השמירה על הבטיחות: אם העבודה במחסן כרוכה בטיפוס על סולם, ודאו כי הוא בטיחותי לשימוש; הקפידו לא להעמיס על המדפים סחורה רבה יותר מכפי שהם מסוגלים לשאת; הימנעו מהצבת מכשירים חדים באופן שעלול לפצוע את העובדים החולפים במחסן וכן הלאה. זכרו: חיי אדם הם המוצר היקר ביותר שיש במחסן שלכם!

מערכת לניהול מחסן

עד לא מזמן מנהלי מחסנים היו מכינים רשימות מלאי ועוקבים אחריהן באופן ידני, כלומר נהוג היה לנהל את המחסן באמצעות עט ומחברת או לכל היותר באמצעות דיו למדפסת וערימות של דפים. כיום, עם התקדמות הטכנולוגיה ופיתוח שיטות נוחות ופשוטות יותר לניהול מחסנים, ניתן לעשות זאת באופן הרבה יותר יעיל:

השיטה מבוססת על מוצרי איסוף נתונים, כגון מערכות להדפסת, סריקת וקריאת ברקודים, מסופונים המיועדים למגוון רחב של בעלי תפקידים (אנשי מכירות, טכנאים, מחסנאים וכו') ועד לעמדות דיווח מתקדמות. באמצעות מוצרים אלה ניתן לבצע תהליכים רבים באופן ממוחשב, יעיל ומהיר, ביניהם ספירות מלאי תקופתיות ומעקבים קבועים אחר המוצרים הנכנסים למחסן או יוצאים ממנו. במילים אחרות, במקום לעקוב אחר המלאי באמצעות רישום ידני מדוקדק, כל מה שצריך הוא לכוון סורק ברקוד אל הארגזים שעל המדף, לסרוק אותם ולתת למערכת הממוחשבת לבצע את העבודה בעצמה.