איזון הקופה אינו דומה כלל וכלל לאיזון פנקס הצ׳קים. איזון ׳מגירת המזומנים׳ שלכם הוא חלק חשוב משגרת העסק, ממש כמו פתיחת דלת הכניסה ונעילתה, ויש לבצע אותו לפחות מדי יום.
אם אתם רגילים לפתוח את הקופה, להפקיד בה כסף ולשכוח מהעניין, אתם עושים לעצמכם ׳שירות דוב׳, שעלול להגיע גם לכדי עבירות מס ולהוביל למצבים לא נעימים כמו גילוי מרצון במקרה הטוב, או קנס כבד במקרה הפחות טוב.
כדי שזה לא יקרה, הנה חמישה טיפים שיעזרו לכם לנהל את הקופה בצורה יעילה ומאוזנת.
- להבין, למה כדאי לכם לאזן את הקופה שלכם
כסוחרים, עליכם לדאוג לתזרים המזומנים של העסק שלכם. איזון הקופה קשור לשיטות תשלום שונות כולל כרטיסי אשראי והמחאות. היום, שיטות התשלום הניידות כמו Apple Pay, הופכות יותר ויותר פופולריות, וצריך לתת עליהן את הדעת. איזון הקופה יבטיח שהעסק לוקח בחשבון את כלל הרווחים, ושאתם מקבלים תמונה ברורה על מצבו הפיננסי.
- להציב עובד קבוע בקופה
הגבלת מספר העובדים האחראים על כל קופה היא תמיד אידיאלית. ככול שתעניקו ליותר אנשים גישה לקופה בכול זמן נתון, כך תפזרו את האחריות על תוכן הקופה, ותתקשו לזהות את העובד האחראי על השגיאה או על חוסר המזומנים.
קופות רושמות מסורתיות מציעות היום הגדרות לניטור ולזיהוי כל עובד שביצע עסקה כלשהי. יש גם קופות שמפעילות עדכון אוטומטי של נתוני המכירות, ומאפשרות לקבל מידע על אופן ניהול העסקאות ולהפיק דוחות לניתוח ביצועים.
- להתחיל לספור את המזומנים
כעת, לאחר שאתם מבינים את חשיבותו של איזון הקופה, בואו נראה אך עושים זאת.
איזון הקופה קשור לדברים שתעשו דבר ראשון בבוקר, ולאלה שעשיתם בסוף היום. כלומר, עליכם להתחיל כל יום בספירת המזומנים שכבר קיימים בקופה.
מן הסתם תרצו שבקופה יהיה סכום בסיסי קבוע כדי לתת עודף ללקוחות. מנקודת מבטו של הלקוח אין דבר יותר מעצבן כשאתם לא יכול לתת לו עודף מ-50 שקלים. לא רק שזה לא נוח ללקוחות, זה גם יכול למנוע ביצוע מכירה. לכן, וודאו שבכול בוקר יהיה כסף קטן בקופה.
- להפקיד מזומנים לאורך כל היום
כדי לשמור על קופה מסודרת, הפקידו מזומן לאורך כל היום. מספר ההפקדות תלוי בנפח העסקאות שלכם. לאחר שתקבעו את מועדי ההפקדה, סיפרו את המזומנים והסירו את ההפרש מספירת הבוקר הראשונית.
- לקבוע בכול סוף יום את היתרה
בסוף היום מגיע הזמן לראות את פרי עמלכם ולהבטיח כי הוספת הכסף לקופה וגריעתו במהלך היום, נעשו ביעילות וביושר.
- קודם כל, סיפרו את הסכום הכולל בקופה שלכם (כולל עסקאות בכרטיסי אשראי, מזומנים והמחאות).
- לאחר מכן, השוו את הסכום שהגעתם אליו באופן ידני, עם מה שמציגה מערכת הקופה.
אם הסכומים תואמים, נהדר! אם לא, עליכם לבדוק מדוע. פערים קטנים שכיחים בגלל טעויות אנוש, אבל אם הפערים גדולים ובולטים, תצטרכו לבחון ולחקור יותר לעומק.